אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל

בתוקף סמכותי לפי סעיף 22(ג) לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל), התשס"ה-2005, להלן הוראותיי:
כללי
מטרת חוזר זה היא לקבוע הוראות לעניין אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל, הפרטים שעל מעסיק למסור לחברה המנהלת בעת ההפקדה ומועדים להפקדת התשלומים. נוסף על כך, קובע החוזר אישורים שחברה מנהלת חייבת להמציא לעמיתים בקופת גמל שבניהולה, ולעניין עמיתים שכירים – גם למעסיקיהם, לגבי הפקדת התשלומים בקופת הגמל.
1.     הגדרות
"אחזור מידע" – שליפת נתונים באמצעות כלים טכנולוגיים;
"הודעה למספר הטלפון הנייד" – לרבות מסרון קולי;
"חוק הפיקוח על קופות גמל" – חוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל), התשס"ה-2005;
"חשבון מעסיק מקוון" – חשבון של מעסיק בחברה מנהלת הנגיש באמצעות כלים טכנולוגיים ומאפשר אחזור מידע;
"יום עסקים" – כהגדרתו בחוק השקעות משותפות בנאמנות, התשנ"ד-1994;
"כלים טכנולוגיים" – לכל הפחות אתר אינטרנט מותאם למכשירים ניידים;
"מספר אישור קופת גמל" –  מספר קופה שנותן הממונה לקופת הגמל;
"מסרון קולי" – מסרון (SMS) המתקבל במכשיר הטלפון הנייד כהודעה קולית;
"מרכיבי חשבון קופת גמל" – כל אלה:
(1)  תגמולי עובד;
(2)  תגמולי מעסיק;
(3)  תשלומים בעד או על חשבון מחויבות המעסיק לפי חוק  פיצויי-פיטורים, התשכ"ג-1963;
"תגמולי עובד" – תשלומים שמשלם עמית לקופת גמל בעד עצמו;
"תגמולי מעסיק" – תשלומים שמשלם מעסיק לקופת גמל בעד עובדו לתגמולים, ושאינם תשלומים לפיצויים;
"תשלומים פטורים" – כהגדרתם בסעיף 9א לפקודת מס הכנסה, למעט כספים שהועברו לחשבון חדש כמשמעותו בסעיף 23(א)(2א) או (2ב) לחוק הפיקוח על קופות גמל.
2.     אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל
א.     חברה מנהלת רשאית לקבל תשלומים עבור קופת גמל שבניהולה, באמצעות אחד מאלה בלבד:
1.     כרטיס אשראי, כהגדרתו בחוק כרטיסי חיוב, התשמ"ו- 1986;
2.     העברה בנקאית;
3.     שובר תשלום;
4.     הרשאה לחיוב חשבון;
ב.     חברה מנהלת תקבל תגמולי עובד עבור קופת גמל שבניהולה, באמצעות מעסיק שינכה אותם ממשכורת העובד בעת תשלומה ויעביר אותם לחברה המנהלת במועד התשלום, הקבוע בסעיף 10.
3.     פרטים שעל מעסיק למסור לחברה מנהלת במועד הפקדת תשלומים
א.     במועד הפקדת תשלומים לקופת גמל, ימסור מעסיק לחברה מנהלת מידע כמפורט להלן:
1.      פרטים לגבי הפקדה –
א.     שם המעסיק;
ב.     מספר מזהה של המעסיק;
ג.       כתובת דואר אלקטרוני ופרטי איש קשר של המעסיק;
ד.     מספר מזהה של החברה המנהלת;
ה.     לעניין קופת גמל שאינה קופת ביטוח, מספר אישור קופת גמל;
ו.       אופן הפקדת תשלומים ומועד הפקדתם;
ז.      סכום ההפקדה;
ח.     לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות העברה בנקאית, פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, פרטי חשבון הבנק שבו הופקדו התשלומים ומספר אישור על ביצוע העברת התשלום;
ט.     לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות שובר תשלום, פרטי חשבון הבנק שבו הופקדו התשלומים ומספר אישור על ביצוע העברת התשלום;
י.       לעניין תשלומים שהופקדו באמצעות שיק, פרטי חשבון הבנק שממנו הועברו התשלומים, מספר הבנק, מספר הסניף ומספר השיק.
2.     פרטים בנוגע לכל עובד שבעדו הופקדו תשלומים –
א.     שם העובד;
ב.     מספר טלפון נייד של העובד; לעניין זה, חברה מנהלת של קופת גמל רשאית לעשות שימוש במספר הטלפון הנייד של העובד שהגיע אליה מכוח הוראה זו לצורך הוראות אלה.
ג.       מספר תעודת זהות או מספר דרכון של העובד;
ד.     חודש העבודה שבעדו הופקדו תשלומים לקופת הגמל;
ה.     גובה השכר שלפיו חושבו התשלומים לקופת הגמל;
ו.       פירוט שיעור הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל;
ז.      פירוט סכום הפקדה לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל;
ח.     פירוט התשלומים הפטורים והתשלומים שאינם פטורים לגבי כל אחד ממרכיבי חשבון קופת הגמל;
ב.     שולמו תשלומים בשיעורי הפקדה שונים בעד רבדי שכר שונים, ידווח מעסיק את המידע הנדרש לפי סעיף קטן (א)(2)(ה) עד (ח) לגבי כל אחד מרבדי השכר השונים.
ג.       על אף האמור בסעיפים קטנים (א) ו-(ב), מעסיק לא יהיה חייב למסור פרטים במועד הפקדת תשלומים לקופת גמל בהתקיים כל התנאים המפורטים להלן:
1.     המעסיק אינו מעסיק מעל חמישה עובדים;
2.     המעסיק מסר לחברה המנהלת את הפרטים שנקבעו בסעיף קטן (א) פעם אחת, וכל עוד לא חל שינוי בפרטים האמורים; לעניין פסקה זו, לא יראו בעדכון סכום ההפקדה כתוצאה מהצמדה למדד, כשינוי בפרטי הדיווח;
3.     סכום ההפקדה בשל עובד, זהה לסכום שהופקד בשלו במועד שבו נמסרו הפרטים כאמור בפסקה (2);
4.     המעסיק הורה לחברה לגבות את התשלומים באופן קבוע באמצעות כרטיס אשראי או הרשאה לחיוב חשבון;
5.     החברה המנהלת אישרה למעסיק שלא לדווח במועד ההפקדה.
ד.      דיווח לחברה מנהלת כאמור בסעיף זה יהיה תואם לנתונים במערכת השכר של המעסיק, ולא ייעשה שינוי בנתוני קובץ הדיווח המופק ממערכת השכר.
ה.      עובד הזכאי להצטרף כעמית לקופת גמל רשאי להנחות את מעסיקו לפצל את הדיווח על התשלומים הפטורים, כאמור בסעיף קטן (א)(2)(ח), לקופות גמל שונות; לא הנחה העובד את מעסיקו כאמור, יפצל המעסיק את התשלומים הפטורים לקופות גמל שונות, למעט קרן ותיקה, באופן יחסי להפקדות שהוא נדרש להפקיד בכל קופה.
4.     פרטים שעל מעסיק למסור בעת הפסקת הפקדת תשלומים
א.     הופסקה הפקדת תשלומים בעד עובד לקופת גמל, ידווח המעסיק לחברה המנהלת לעניין אותו עובד מידע כמפורט להלן, במועד הדיווח בעניין יתר העובדים לפי סעיף 3:
1.     מספר מזהה של החברה המנהלת;
2.     לעניין קופת גמל שאינה קופת ביטוח, מספר אישור קופת הגמל;
3.     שם המעסיק;
4.     מספר מזהה של המעסיק;
5.     שם העובד;
6.     מספר תעודת זהות או מספר דרכון של העובד;
7.     סיבת הפסקת התשלומים;
8.     מועד הפסקת הפקדת התשלומים;
ב.     דיווח כאמור בסעיף קטן (א) יועבר במועד הדיווח כאמור בסעיף 3 במשך כל התקופה שבה לא הופקדו תשלומים בעד עובד לקופת גמל, אלא אם כן הייתה הפסקת הפקדת התשלומים בשל ניתוק יחסי עובד ומעביד או בשל בקשת העובד להעברת הפקדות לקופת גמל אחרת.
ג.       הופסקה הפקדת התשלומים בשל ניתוק יחסי עובד-מעביד, והעובד איננו זכאי לכספי הפיצויים שבקופת הגמל, יעביר המעסיק יחד עם המידע המפורט בסעיף קטן (א), הודעה בעניין מעמדם של כספי פיצויים ערוכה לפי הנוסח שבנספח לחוזר זה.
ד.     התקבלה בחברה מנהלת הודעה ממעסיק כאמור בסעיף קטן (ג), תודיע החברה המנהלת לעמית בחלוף 14 ימי עסקים ממועד קבלת ההודעה, בדבר ההודעה שקיבלה ממעסיקו.
5.     הודעת קופת גמל לעובד על הפסקה בתשלום
א.      הופסקה הפקדת תשלומים לקופת גמל והתקבל דיווח מאת מעסיק לפי סעיף 4, תודיע החברה המנהלת לעובד על הפסקת התשלומים והסיבה להפסקת התשלומים בתוך 30 ימים ממועד הפסקת הפקדת התשלומים; במסגרת הודעה זו, תודיע חברה מנהלת לעובד על השפעת הפסקת הפקדת התשלומים על זכויותיו בקופת גמל ועל האפשרויות העומדות בפניו.
ב.      הופסקה הפקדת תשלומים לקופת גמל ולא התקבל דיווח מאת מעסיק כנדרש בסעיף 4, תודיע החברה המנהלת לעובד ולמעסיקו על הפסקת התשלומים וכן על השפעת הפסקת הפקדת התשלומים על זכויותיו בקופת הגמל; לא התקבלה תגובת העובד או המעסיק להודעות החברה בחלוף שלושה חודשים מעת משלוח ההודעה הראשונה, תשלח החברה הודעה נוספת לעובד ולמעסיקו על הפסקת הפקדת התשלומים.
ג.       הודעות כאמור בסעיף זה יישלחו לעובד באמצעות הודעה למספר הטלפון הנייד שלו; ביקש העמית לקבל הודעות מהחברה המנהלת באמצעות דואר אלקטרוני, יישלחו אליו ההודעות באמצעות כתובת הדואר האלקטרוני שמסר לחברה; ביקש העובד שלא לקבל הודעות באמצעות הטלפון הנייד, אין לחברה מספר כאמור או שלא הסכים העובד לקבלת הודעות מהחברה המנהלת באמצעות דואר אלקטרוני, תישלח לו החברה המנהלת את ההודעות באמצעות הדואר; שליחת הודעה בעניין זה למעסיק, תיעשה בהתאם להוראות סעיף 9א.
6.      היזון חוזר ראשוני
א.     חברה מנהלת תעביר למעסיק היזון חוזר ראשוני על תקינותו הטכנית של הדיווח שהועבר לפי סעיף 3 או לפי סעיף 4, לפי העניין, לא יאוחר מתום שלוש שעות מהמועד שבו הועבר הדיווח.
ב.     היזון חוזר ראשוני יכלול פרטים אלה:
1.     שם החברה ומספר מזהה של החברה;
2.     לעניין קופת גמל שאינה קופת ביטוח – מספר אישור קופת הגמל;
3.     לגבי פרטים שהעביר לחברה המנהלת מעביד לפי סעיף 3 או לפי סעיף 4, לפי העניין, הודעה על קליטת הפרטים או על אי קליטתם והסיבה לאי קליטתם.
ג.       דיווח של חברה מנהלת שניתן למעסיק באמצעות היזון חוזר ראשוני על תקינותו הטכנית של דיווח המעביד כאמור בפרט (3) בסעיף קטן (ב), לא יכיל נתונים בדבר רישום הזכויות האמורות במערכות החברה המנהלת.
7.      היזון חוזר מסכם
א.     חברה מנהלת תעביר למעסיק היזון חוזר מסכם על רישום זכויות לפי דיווח שהתקבל לפי סעיף 3 ולרבות לגבי תשלומים שהופקדו ללא דיווח בהתאם לסעיף 3(ג), ועל קליטת דיווח לפי סעיף 4, לא יאוחר מתום חמישה ימי עסקים מהמועד שבו מסר מעביד מידע לפי חוזר זה.
ב.     היזון חוזר מסכם יכלול פרטים אלה בלבד:
1.     שם החברה המנהלת ומספר מזהה של החברה;
2.     לעניין קופת גמל שאינה קופת ביטוח, מספר אישור קופת הגמל;
3.     פרטים לפי סעיף 3(א)(1)(א) ו-(ב) ;
4.     פרטים לפי סעיף 3(א)(2)(א) ו-(ב);
5.     דיווח על קליטת המידע במערכות החברה בשל כל עובד תוך ציון נתונים לעניין רישום הזכויות במרכיבי חשבון קופת הגמל השונים, למעט מידע על אופן פיצול הכספים של העובד בין חשבונותיו או הפוליסות השונות הרשומים לזכות העובד בחברה.
ג.       חברה מנהלת לא תתנה רישום מידע על הפקדת תשלומים לקופת גמל במערכות החברה בקבלת מידע נוסף על האמור בסעיפים 3 ו-4.
ד.     דיווחה חברה מנהלת למעסיק בהיזון חוזר מסכם כמשמעותו בסעיף קטן (ב) כי נדרש לה פרק זמן נוסף להשלמת הטיפול ברישום הזכויות במערכות החברה, תשלים החברה את הטיפול האמור בתוך 15 ימים ממועד מתן היזון חוזר מסכם כאמור.
ה.     פנה עמית לחברה מנהלת בבקשה לקבל דיווח שוטף אודות קליטת הפקדותיו, תעביר לו החברה המנהלת מדי חודש, ולא יאוחר מהיום האחרון בחודש שבו הועבר דיווח המעסיק, דיווח אודות קליטת הפקדותיו, סך הכספים שנוכו משכרו וסך הכספים שנקלטו בקופת הגמל הרשומה על שמו בחברה; דיווח כאמור בסעיף קטן זה יישלח באמצעות הודעה למספר הטלפון הנייד של העובד בהתאם לנוסח הבא: "שלום (שם פרטי ומשפחה), מעסיקך דיווח לנו שנוכו בחודש ______ משכרך  XXX ש"ח ל(קרן הפנסיה/ קופת הגמל / קופת הביטוח), מתוכם נקלטו לחשבונך בקרן YYY ₪. פרטים נוספים באזור האישי באתר או במוקד השירות שמספרו_______"; מצאה החברה כי קיים פער בין אופן חלוקת הכספים בין מרכיבי החשבון השונים בדיווח המעסיק לבין אופן קליטת הכספים במרכיבי החשבון של העובד בקופת הגמל, תציין במסגרת אותה הודעה לעמית כך: "נמצאו אי התאמות בין דיווח המעסיק לבין אופן קליטת הכספים בחשבונך"; ויחולו הוראות סעיף 5(ג) לעניין סעיף קטן זה.
ו.       אין בידי החברה מספר טלפון נייד כאמור בסעיף קטן (א), תישלח ההודעה באמצעות דואר אלקטרוני לכתובת הדואר האלקטרוני שמסר העובד לחברה.
ז.      חברה מנהלת תציג בטבלה באזור המקוון האישי של העמית באתר האינטרנט את אופן קליטת הכספים בחשבונו בחלוקה למרכיבי חשבון בהשוואה לדיווח שהועבר על ידי המעסיק לעניין מרכיבי החשבון כאמור; מצאה החברה כי קיים פער בין אופן חלוקת הכספים בין מרכיבי החשבון השונים בדיווח המעסיק לבין אופן קליטת הכספים בחשבון העובד, תציין זאת בצורה בולטת באזור האישי.
8.      היזון חוזר מסכם חודשי
א.      עד השלמת הליך קליטת המידע ורישום הזכויות במערכות החברה המנהלת וקליטת הכספים בחשבון הבנק של העובד, תעביר חברה מנהלת למעביד מדי חודש, עד  ליום ה-15 לחודש, היזון חוזר מסכם חודשי.
ב.      היזון חוזר מסכם חודשי יכלול את הפרטים הקבועים בסעיף 7(ב), ויהיה לגבי מצב קליטת המידע ורישום הזכויות במערכות החברה ולמצב הטיפול בכספים, הן לגבי מידע לגביו דיווחה חברה מנהלת בעבר שטרם נקלט, והן לגבי מידע שנקלט במהלך הזמן שבין מועד העברת ההיזון החוזר המסכם, לבין מועד העברת ההיזון החוזר המסכם החודשי.
9.      היזון חוזר מסכם שנתי
לא יאוחר מיום 28 בפברואר של השנה העוקבת למועד הדיווח, תעביר חברה מנהלת למעביד שהעביר דיווחים בהתאם להוראות סעיף 13 עד ליום 31 בדצמבר בשנה שביחס אליה הועברו הדיווחים, וכן למעביד שהפקיד תשלומים מבלי שחלה עליו חובת דיווח, בהתאם לסעיף 3(ג) היזון חוזר מסכם שנתי, ובו פירוט סך כל הכספים שהופקדו לכל עובד בקופה במהלך שנת המס תוך ציון מרכיבי חשבון קופת הגמל.
9א. מסירת הודעות ואישורים מחברה מנהלת למעסיק ולגורם מתפעל
א.      חברה מנהלת תאפשר לכל מעסיק שימוש בחשבון מעסיק מקוון, תעמיד כתובת דואר אלקטרוני ייעודית ומוקד שירות טלפוני ייעודי לפניות מעסיקים.
ב.      חברה מנהלת תציג הודעות ואישורים בחשבון מעסיק מקוון ותשלח אותם, במקביל, גם לכתובת הדואר האלקטרוני שנמסרה לו בהתאם לסעיף 3(א)(1)(ג).
ג.       חברה מנהלת לא תעשה שימוש בכתובת הדואר האלקטרוני של המעסיק לצורך הפצת תוכן שיווקי.
ד.      קיבלה חברה מנהלת פניה של מעסיק, כאמור בסעיף קטן (א), תשלח החברה למעסיק אישור אודות קבלת הפנייה בתוך שלוש שעות ממועד קבלתה; החברה תשיב לפניה של מעסיק לא יאוחר משלושה ימי עסקים ממועד קבלתה, ותתעד את מהות הפנייה ותוכן המענה שניתן; לעניין זה "מענה" – למעט הפניית המעסיק לבעל רישיון.
ה.      חשבון מעסיק מקוון יכלול, לכל הפחות, את הפרטים הבאים, ביחס לכל אחד מעובדי המעסיק:
1.     שם קופת הגמל הרשומה לזכות העובד ומספר אישור קופת הגמל;
2.     מידע ביחס לכל ההפקדות שהועברו בשל העובד על ידי אותו מעסיק;
3.     סך יתרות פיצויים לעובד ומספר תיק ניכויים של החברה המנהלת;
4.     התראה על אי הפקדת תשלומים לעובד;
5.     התראה על חוב של המעסיק, לרבות דיווח על ריבית פיגורים;
6.     קיימת לרשות העובד בחברה המנהלת פוליסת ביטוח עם פרמיה משתנה, תציג החברה את תחזית הגבייה בפוליסה כאמור באזור האישי המקוון של המעסיק;
בסעיף זה, "מעסיק" – לרבות גוף המספק למעסיק "שירותי תפעול" כהגדרתם בסעיף 3(ג) לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (ייעוץ, שיווק ומערכת סליקה פנסיוניים), התשס"ה–2005.
10. מועד הפקדת תשלומים
א.      תשלומים לקופת גמל יופקדו לא יאוחר מהמועד המוקדם מבין אלה:
1.     שבעה ימי עסקים מיום תשלום המשכורת החודשית לעובד;
2.     חמישה עשר ימים מתום החודש שבעדו על המעביד לשלם את המשכורת לעובד.
ב.     על אף האמור בסעיף קטן (א), לעניין עמית שכיר שהוא עובד משק בית, רשאי מעסיק להפקיד תשלומים לקופת גמל, אחת לרבעון ולא יאוחר משבעה ימי עסקים מתום הרבעון.
11. בקשה להשבת תשלום שהופקד ביתר
א)     מעסיק רשאי להגיש בקשה לחברה מנהלת להשבת סכום שהופקד בה ביתר.
ב)     בקשה כאמור תוגש באמצעות קובץ דיווח נפרד מקובץ הדיווח השוטף בצירוף תצהיר; מעסיק יגיש תצהיר כאמור אחת לשנה.
12.  מבנה דיווח אחיד
דיווח שמעביר מעסיק לחברה מנהלת כאמור בסעיפים 3, 4 ו-11, והיזון חוזר שמעבירה חברה מנהלת למעביד כאמור בסעיפים 6 עד 9 ייעשה באמצעות קובץ נתונים ממוכן ובמבנה אחיד כפי שיורה הממונה לפי סעיף 39(ב)(1) לחוק הפיקוח על קופות גמל.
13.  תחילה
א)    תחילתן של הוראות חוזר זה ביום פרסומן.
ב)     על אף האמור בסעיף קטן (א) –
1)     תחילתם של סעיפים 3(ה), 7(ד)-(ו) ו-9א – ביום 1 בפברואר 2018;
2)     תחילתם של סעיפים 3 עד 9, 11 ו-12 לגבי מעסיק המעסיק פחות מחמישים עובדים – ביום 1 בפברואר 2018.
דורית סלינגר
הממונה על שוק ההון ביטוח וחסכון
נספח (סעיף 4(ג))
הודעת מעביד לחברה מנהלת על מעמד כספי פיצויים
הריני לעדכנכם כי העובד מר/גב' _________ ת.ז: _______ סיים את עבודתו אצלי ביום ________.
לעניין מעמד כספי הפיצויים שבקופה שנצברו לעובד בשל עבודתו אצלי, אני מודיע כי העובד איננו זכאי לכספי הפיצויים שבקופת הגמל.
בכבוד רב,
שם:_________ תפקיד:________ חתימה:________ שם העסק:________
דברי הסבר
תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופת גמל), התשע"ד-2014 (להלן – התקנות), פורסמו ברשומות ב- 14 באוגוסט 2014. התקנות מסדירות, בין היתר, את אופן העברת דיווח על הפקדת תשלומים לקופת גמל ממעסיק לחברה מנהלת, וקובעות חובת מתן היזון חוזר לעניין אופן קליטת הכספים בחברה המנהלת.
במסגרת חוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (תיקוני חקיקה), התשע"ו-2016, תוקן חוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל), התשס"ה-2005, ובין היתר, סעיף 22 לחוק. במסגרת התיקון פוצל סעיף 22 כך שסעיף 22(ב) קובע את סמכות שר האוצר לקבוע הוראות לגבי תנאים שיחולו לענין תשלומי כספים לקופת גמל ולגבי הריבית שתגבה חברה מנהלת ממעביד, וסעיף 22(ג) קובע את סמכות הממונה להורות לעניין אופן הפקדת התשלומים ואישורים שחברה מנהלת חייבת להמציא לעמיתים בקופת גמל שבניהולה.
לאור האמור, מבקשת הממונה לתקן מספר הוראות שקבועות כיום בתקנות. מוצע, על כן, להעביר את ההוראות שקבועות כיום בתקנות להוראות ממונה, בהתאם לסמכויותיה על פי חוק הפיקוח על קופות גמל, למעט את ההוראה שקבועה כיום בתקנה 11 לתקנות, שנמצאת בסמכות שר האוצר.
להלן דברי הסבר להוראות שנוסחן שונה מהנוסח שקבוע כיום בתקנות:
תיקון סעיף 2
אחת המטרות של ההוראות לעניין תשלומים לקופת גמל היא שכלול הליך סליקת הכספים בשוק החיסכון הפנסיוני. שימוש בהמחאות מסרבל את תהליך הסליקה ומחייב עבודה ידנית אשר באופן טבעי חושפת את התהליך לטעויות, ואינה מאפשרת בקרה איכותית. כל זאת בזמן שקיימות אלטרנטיבות המאפשרות כיום שיוך מהיר ויעיל יותר של הכספים, כמעט ללא מגע יד אדם. לאור האמור, מוצע להסיר את האפשרות לעשות שימוש בהמחאות.
נוסף על כך, מוצע לתקן את נוסח סעיף 2(ב). יצוין כי התיקון האמור הוא תיקון נוסח ואינו מהווה שינוי במהות ביחס להוראות הקיימות בתקנות.
תיקון סעיף 3
א.     העברת הודעות באמצעות הטלפון הנייד מהווה אמצעי תקשורת בסיסי אשר מאפשר שיפור ניכר באיכות הנגשת המידע המועבר מחברה מנהלת לעמית, בכלל, ומידע הנוגע להפקדות על תשלומים של עמית לקופת הגמל בפרט. שימוש באמצעים דיגיטליים צפוי להביא לשיפור ניכר ביכולת המעקב והבקרה אחר הליך קליטת הכספים בחברות. לאור האמור מוצע לחייב את המעסיק להעביר דיווח על מספר הטלפון הנייד של העמית, ולקבוע כי חברה מנהלת תהיה רשאית לעשות שימוש במספר זה לצורך ההוראות שנקבעו בחוזר זה.
ב.     בבדיקות שערכה רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון נמצא כי גורמים המספקים שירותי תפעול למעסיקים עורכים שינויים בדיווחים המופקים במערכות השכר, וכתוצאה מכך נוצרת אי התאמה בין הדיווח המופק במערכת השכר לבין הדיווח המועבר בפועל לחברה מנהלת. כל זאת בזמן שמערכת השכר מפיקה את תלוש השכר לעובד, מחשבת לו זיכויים וניכויים במס אגב ההפקדות לחיסכון הפנסיוני, ואף אחראית להעברת דיווחים למס הכנסה וביטוח לאומי. לפיכך מוצע לקבוע כי דיווח לחברה מנהלת כאמור בסעיף זה יהיה תואם לנתונים במערכת השכר של המעסיק, ולא ייעשה שינוי בנתוני קובץ הדיווח המופק ממערכת השכר.
ג.       ההוראות קובעות כי על מעסיק המעביר דיווח באמצעות ממשק המעסיקים לערוך הבחנה בין הפקדות אשר נהנו מהטבת מס במועד ההפקדה לבין הפקדות שלא נהנו מהטבות מס במועד ההפקדה (להלן – תשלומים פטורים). עם זאת, לא נקבעו הנחיות לעניין אופן פיצול התשלומים הפטורים במקרים שבהם כספי העובד מופקדים למספר קופות. לפיכך מוצע לאפשר לעובד לקבוע את אופן פיצול התשלומים הפטורים בין הקופות השונות; ואולם לא העביר העובד הנחיה למעסיקו, יפצל המעסיק את התשלומים הפטורים לקופות גמל שונות, למעט קרן ותיקה, באופן יחסי להפקדות שהוא נדרש להפקיד בכל קופה.
תיקון סעיף 4
בהתאם להוראות סעיף 4, בעת ניתוק יחסי עובד-מעביד על המעסיק להעביר דיווח על מעמד כספי הפיצויים של העובד. מטרת ההוראות לצמצם, ככל שניתן, את אי הוודאות הקיימת בנוגע לשאלת הזכאות של העובד לכספי הפיצויים בבואו למשוך את הכספים, לעיתים, בחלוף שנים רבות. בתוספת להוראות נקבע נוסח אחיד להודעה כאמור. מוצע לקבוע כי מעסיק יידרש למתן הודעה כאמור אך ורק מקום שבו לטענת המעסיק העובד אינו זכאי לכספי הפיצויים שבקופת הגמל. על מנת להביא את עמדת המעסיק לידיעת העובד, מוצע לחייב את החברה המנהלת לשלוח על כך הודעה לעובד בחלוף 14 ימי עסקים ממועד קבלת ההודעה של המעסיק.
תיקון סעיף 5
בהתאם להוראות סעיף 5 נדרשת חברה מנהלת לשלוח הודעות לעמית ולמעסיקו בעת הפסקת הפקדות תשלומים לקופה. במטרה להנגיש בצורה טובה יותר את ההודעה ולשפר את יכולת העמית להגיב להודעה, מוצע לקבוע כי הודעה כאמור תישלח לטלפון הנייד של העמית או לדואר האלקטרוני שלו, בהתאם לבקשתו. אם המידע אודות מספר הטלפון הנייד שלו או דואר האלקטרוני שלו איננו נמצא בידי החברה המנהלת, תישלח ההודעה בדואר.
נוסף על כך, במטרה להנגיש את השימוש בכלים דיגיטליים לאוכלוסיית בעלי 'מכשירים הכשרים' ולציבור לקויי הראייה, מוצע לקבוע כי העמית יוכל לפנות לחברה המנהלת בבקשה לקבל את ההודעה באמצעות מסרון קולי. בתוך כך, ככל שחברה מנהלת זיהתה כי סוג המכשיר שמחזיק העמית אינו תומך בקבלת מסרונים, ברירת המחדל לשליחת ההודעה תהיה באמצעות מסרון קולי.
תיקון סעיף 7
א.     היזון חוזר מסכם הנשלח למעסיק נדרש להכיל אך ורק את המידע החיוני למעסיק לשם עמידה בהוראות, ולצורך ביצוע בקרות שרלבנטיות לחובות המוטלות על המעסיק מכח הוראות הדין. אי לכך, מוצע לאסור על חברה מנהלת להעביר למעסיק בהיזון חוזר מסכם מידע הנוגע לאופן פיצול הכספים של העובד בין החשבונות או הפוליסות השונות הרשומות לזכות העובד בחברה.
ב.     בקובץ היזון חוזר מסכם המועבר למעסיק בחלוף 5 ימי עסקים ממועד קבלת דיווח על הפקדת תשלומים לקופת גמל, רשאית חברה מנהלת להודיע למעסיק כי נדרש לה פרק זמן נוסף לשם השלמת הליך הטיפול בדיווח. מוצע לקבוע כי במקרים שבהם האחריות לטיפול בדיווח היא של החברה המנהלת, תהיה החברה מחויבת להשלים את הטיפול בתוך 15 ימים ממועד מתן ההיזון החוזר המסכם.
ג.      מוצע לקבוע כי עמית רשאי לפנות לחברה מנהלת בבקשה לקבל מידע שוטף אודות סך הכספים שניכה המעסיק משכרו אל מול סך הכספים שנקלטו בחשבונו בקופת הגמל. נוסף על כך, ועל מנת לאפשר לעמית המעוניין בכך לערוך בקרה אחר אופן חלוקת מרכיבי החשבון (תגמולי עובד, תגמולי מעביד ופיצויים) בדיווח המעסיק לבין אופן קליטתם בחשבונו בקופת הגמל, מוצע לחייב את החברה המנהלת להתריע בפני העמית במקרה שקיימת אי התאמה בין דיווח כאמור לבין אופן הקליטת של הכספים בקופת הגמל. נוסף על כך, מוצע לאפשר לעמית לבקש מהחברה לקבל את המידע באמצעות מסרון קולי, וזאת בהתאם לאמור בתיקון לסעיף 5 לעיל.
 הוספת סעיף 9א
מוצע לחייב חברות מנהלות לאפשר לכל מעסיק ולכל גורם מתפעל גישה לחשבון אישי מקוון, מוקד שירות טלפוני ייעודי וכתובת דואר אלקטרונית ייעודית. בחשבון המקוון של המעסיק ושל הגורם המתפעל יוצג מלוא המידע הנדרש לשם עמידת המעסיק בהוראות הדין, ובכלל זה המידע המפורט בסעיף זה.
נוסף על כך, ובמטרה לשפר את איכות השירות הניתן על ידי חברות מנהלות למעסיקים, מוצע לקבוע לוחות זמנים למתן מענה לפנייה של מעסיק או גורם מתפעל, ולקבוע כי מענה כאמור יינתן תוך לא יאוחר מ-3 ימי עסקים. לעניין זה, לא יראו הפניית מעסיק או גורם מתפעל לבעל רישיון כמענה לפנייה.
תיקון סעיף 10
מוצע לקבוע כי מעסיק של עובד משק בית רשאי להפקיד תשלומים לקופת גמל אחת לרבעון ולא יאוחר משבעה ימי עסקים מתום הרבעון. זאת במטרה לצמצם את עלות התפעול המושתת על מעסיק של עובד כאמור.
תיקון סעיף 11
סעיף 11 להוראות קובע כי מעסיק המבקש לקבל מחברה מנהלת תשלום שהופקד ביתר, נדרש להגיש לחברה, בין היתר, תצהיר לצד קובץ הדיווח הנפרד. על מנת להקל את הנטל הרגולטורי על המעסיק, מוצע לקבוע כי תצהיר כאמור יוגש לחברה המנהלת אחת לשנה.

[1]
:פנסיה
:חוזרי המפקח על הביטוח